Automatizacija uredskog poslovanja

U 1980-ima, osobito od pojave i početaka komercijalne uporabe PC-a (1981. IBM), uporaba informacijske tehnologije za poslovne, a i osobne potrebe doživljava procvat. Razvija se disciplina automatizacija ureda koja ima nekoliko ciljeva: racionalizirati i optimizirati tijek informacija između poslovnih sustava (poduzeća) i unutar njih, potaknuti kreativnost zaposlenih, te integrirati poslovne komunikacije s obradom podataka, teksta i grafike.Automatizacijom ureda obuhvaćaju se poslovi od internog izvješćivanja do različitih oblika korespondencije uz izradu i obradu širokoga spektra brojčanih i nebrojčanih informacija. Automatizacija uredskog poslovanja odgovara na pitanja kako ubrzati prodaju roba ili usluga, kako smanjiti troškove poslovanja i povećati dobit te kako održati konkurentsku sposobnost na domaćemu i stranom tržištu.

Koncept automatiziranog ureda realizira se uporabom informacijske tehnologije, osobito uporabom osobnog računala. Autor Srića u knjizi ''Inventivni menadžer'' navodi da informacijske tehnologije za automatizaciju ureda možemo podijeliti na komunikacijsku tehnologiju, tehnologiju znanstvenog menadžmenta, tehnologiju obrade teksta, tehnologiju obrade poslovnih informacija, tehnologiju organizacije osobnog rada i na tehnologiju upravljanja projektima.

Što su ured i uredsko poslovanje?

Ured je središte obrade poslovnih informacija u kojemu se provode različiti postupci i metode povezane s izradom, obradom, prijenosom i pohranom različitih oblika poslovnih informacija. Suvremeni autori ured i uredsko poslovanje definiraju na različite načine, pa tako kao najširu definiciju ureda možemo uzeti da je ured mjesto u kojemu menadžeri, stručni radnici, tajnice ili uredsko osoblje obavljaju upravljačke ili administrativne poslove. Ti poslovi pripadaju u barem jednu od ovih vrsta poslova: odlučivanje, manipulacija podacima, manipulacija dokumentima, komunikacija i arhiviranje.

Ured može imati različite oblike, ovisno o poslovima koje obavlja. Bez obzira na to o kojoj vrsti trgovačkog društva, ustanove ili tijela državne uprave se radi, temeljna funkcija ureda jest osigurati uslugu klijentima. Pod klijentima podrazumijevamo osobe kojima treba usluga ureda, a kliijenti mogu biti eksterni i interni.

Eksterni klijenti su osobe ili organizacije koje kupuju proizvode ili koriste usluge trgovačkog društva, ustanove, institucije ili tijela državne uprave, te osobe ili organizacije koje bi to mogle učiniti u budućnosti.

Interni klijenti su kolege, odnosno suradnici. No, čak ako ured i postoji zbog toga da pomogne u radu  kolegama, temeljni cilj jest i dalje osiguravanje usluga  klijentima, kako internim, tako i eksternim.

Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji arhivu ili drugom nadležnom tijelu.

Obuhvaća primanje i pregledanje pošte, zavođenje spisa, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu, otpremanje pošte, razvođenje spisa, kao i njihovo odlaganje u arhiv (arhiviranje) i čuvanje. U pravilu, djelatnost upravnih tijela odvija se putem uredskog poslovanja što znači prikupljanje podataka o relevantnim činjenicama, te odabiranje i klasificiranje prikupljenih podataka sa gledišta korisnosti, njihovo čuvanje na način koji osigurava brzo kompletiranje i korištenje, pretraživanje i traženje u cilju obrade i donošenja ključnih i drugih odluka.

Dobrodošli!

Dobrodošli na blog na kojem ćete moći pronaći razne informacije iz područja uredskog poslovanja. Svrha i cilj bloga je upoznati se s načelima na kojima bi se trebalo temeljiti uredsko poslovanje, dati neke korisne i praktične savjete koji će pomoći, kako sadašnjim, tako i budućim menadžerima u svakodnevnom poslovanju i komuniciranju s radnom okolinom, te dati viziju uredskog poslovanja budućnosti. Nadam se da će Vam se blog svidjeti, te da ćete redovito pratiti i čitati nove postove...lijep pozdrav :)