Ured je središte obrade poslovnih informacija u kojemu se provode različiti postupci i metode povezane s izradom, obradom, prijenosom i pohranom različitih oblika poslovnih informacija. Suvremeni autori ured i uredsko poslovanje definiraju na različite načine, pa tako kao najširu definiciju ureda možemo uzeti da je ured mjesto u kojemu menadžeri, stručni radnici, tajnice ili uredsko osoblje obavljaju upravljačke ili administrativne poslove. Ti poslovi pripadaju u barem jednu od ovih vrsta poslova: odlučivanje, manipulacija podacima, manipulacija dokumentima, komunikacija i arhiviranje.
Ured može imati različite oblike, ovisno o poslovima koje obavlja. Bez obzira na to o kojoj vrsti trgovačkog društva, ustanove ili tijela državne uprave se radi, temeljna funkcija ureda jest osigurati uslugu klijentima. Pod klijentima podrazumijevamo osobe kojima treba usluga ureda, a kliijenti mogu biti eksterni i interni.
Eksterni klijenti su osobe ili organizacije koje kupuju proizvode ili koriste usluge trgovačkog društva, ustanove, institucije ili tijela državne uprave, te osobe ili organizacije koje bi to mogle učiniti u budućnosti.
Interni klijenti su kolege, odnosno suradnici. No, čak ako ured i postoji zbog toga da pomogne u radu kolegama, temeljni cilj jest i dalje osiguravanje usluga klijentima, kako internim, tako i eksternim.
Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji arhivu ili drugom nadležnom tijelu.
Obuhvaća primanje i pregledanje pošte, zavođenje spisa, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu, otpremanje pošte, razvođenje spisa, kao i njihovo odlaganje u arhiv (arhiviranje) i čuvanje. U pravilu, djelatnost upravnih tijela odvija se putem uredskog poslovanja što znači prikupljanje podataka o relevantnim činjenicama, te odabiranje i klasificiranje prikupljenih podataka sa gledišta korisnosti, njihovo čuvanje na način koji osigurava brzo kompletiranje i korištenje, pretraživanje i traženje u cilju obrade i donošenja ključnih i drugih odluka.
0 komentari:
Objavi komentar