Mobilno poslovanje

Mobilni telefoni danas su u pravilu višefunkcionalni i idealno su sredstvo za primjenu različitih novih tehnologija i otvaraju mogućnost spremanja sve većeg dijela uredskih poslova ''u džep''. Nove generacije mobilnih uređaja koje su tek odnedavno postale dostupne širem krugu korisnika omogućuju operacije za koje su bila neophodna prijenosna računala. Takvi uređaji posjeduju relativno velike ekrane i većinu mogućnosti današnjih računala. Kreiranje dokumenata, pokretanje prezentacije, već je dulje vrijeme moguće i na mobitelima. Novi mobilni telefoni vrlo se dobro snalaze u prikrivanju web stranica, a kako aplikacije danas sele na Internet, poslovne mogućnosti mobilnih telefona značajno su se proširile. Pri uporabi prijenosnih uređaja u uredskom poslovanju, fizička lokacija ureda prestaje biti važna za odvijanje poslovanja. Bitno je da osoba, koja izvršava i obrađuje poslovni proces, u svakom trenutku sa svakog mjesta ima mogućnost pristupa poslovnim podacima, te da bazu podataka može nadopunjavati i mijenjati izravno s mjesta nastanka poslovne promjene.

Osim za unos i promjene podataka, mobilni uređaji koristit će se i u svrhu govornoga i pisanoga poslovnog komuniciranja u različitim fazama poslovnog procesa. Sadašnja predviđanja stručnjaka govore kako će komunikacija elektroničkom poštom (e-mail) te aplikacijama za upravljanje osobnim informacijama u svim svojim oblicima u skoroj budućnosti postati vodeći načini mobilne komunikacije. To ne znači da će usluge kratkih poruka (SMS - Short Message Services) i intranet komunikacijska rješenja nestati s tržišta, ali svakako znači da se komunikacijski promet neće nastaviti povećavati jednakom dinamikom kakvom se povećavao do sada. Pojava modernih načina prijenosa podataka omogućuje sve veću mobilnost korisnika. Mobilno uredsko poslovanje temelji se na mobilnom komuniciranju koje zahtjeva pokrivenost radiofrekvencijskim pojasom. Pokrivenost radiofrekvencijskim pojasom ograničena je na područje primopredajnika, zato se pojavljuje problem dostupnosti informacija u svakom trenu. S obzirom na to da će u određenim slučajevima postojati nepokrivenost radijskim signalom, telekomunikacijska poduzeća razvijaju koncept info-stanica. Info-stanica omogućuje brz pristup Internetu u području svojega djelovanja, korisnik se neće morati zaustavljati da bi došlo do prijenosa informacija nego će se prijenos odvijati automatski kada se korisnik nađe u području info-stanice. Jedini problem je u tome što se korisnik u području djelovanja pojedine info-stanice ne nalazi konstantno nego u relativno kratkom vremenu prolazi kroz njega. Rješenje toga problema postići će se razvojem velikih brzina prijenosa podataka te razvojem protokola za distribuciju podataka između više info-stanica. Unatoč velikom napretku u tehnologiji, mobilni su uređaji još uvijek puno slabijih mogućnosti nego stolna računala. Rade na manjoj brzini, imaju manju veličinu i rezoluciju zaslona, te imaju manje raspoložive memorije za pokretanje i pohranu programa i podataka. Nedostatak je i visoka cijena pristupa mobilnim mrežama, te prevelik utrošak energije bežičnih uređaja. Usprkos nedostacima u smislu performansi, mobilni uređaji imaju jednu veliku prednost pred stolnim računalima. Oni su po svojoj definiciji prijenosni, što znači da su uvijek dostupni i da se mogu koristiti bilo kada i bilo gdje. Prednosti mobilnog uredskog poslovanja očituju se u smanjenju broja osoba i vremena koje je potrebno za obradu poslovnog procesa, dostupnosti informacija u svakom trenutku što će rezultirati bržim poslovnim procesom, a to znači ubrzanim protokom robe i novca, te boljom informiranošću poslovnog procesa. Od velike je važnosti i fleksibilnost jer se odluke i poslovnom procesu donose na licu mjesta. Uređaji koji omogućuju pristup u baze podataka uz mogućnost njihova pregleda ili izmjene su mobilni Wap telefoni, PDA uređaji, notebook, osobna računala i WebTV.

Virtualna organizacija

Virtualne su organizacije specifičan oblik mrežne organizacije čije postojanje omogućava suvremena informacijska i komunikacijska tehnologija (Internet/Intranet) olakšavajući poslovnu suradnju između poduzetnika i poduzeća kroz prostor, vrijeme i

organizacijske granice. Virtualna organizacija može biti definirana kao grupa poduzeća, dijelova poduzeća ili samostalnih poduzetnika koji se međusobno povezuju radi obavljanja određene privremene ili trajne poslovne aktivnosti.

Članovi virtualne organizacije zadržavaju pravnu neovisnost, ali prema tržištu postupaju kao jedinstveni poslovni entitet.

Koncept virtualne organizacije olakšava nova informacijska tehnologija i sve brža komunikacija, te se na taj način stvara povećanje mogućnosti u usluzi proizvodima integracijom sržnih (core) kompetencija. Za ulazak u virtualnu organizaciju tvrtka mora demonstrirati svoje sržne kompetencije i imati jedinstvene vještine ili znanja, kreirati viziju o tome što tvrtka može dodati organizaciji, biti spremna na diobu rizika, održavati svoja obećanja, biti umrežena (osobno i elektronički) s partnerima, dobavljačima, kupcima i unutar same tvrtke i promatrati projekte neovisno. Tvrtka ne treba ulaziti u virtualnu organizaciju kada posjeduje kompetencije i vještine da sama zadovolji tržište, kada to odvlači pažnju tvrtke od strategije rasta, kada je rizik prema mogućoj dobiti prevelik, kad su nekompatibilni stilovi i filozofije menadžmenta, kad je sposobnost tvrtke da proizvede kvalitetan proizvod ili uslugu upitna i kada prilika nije jasno definirana.

Kao najpoznatiji primjeri virtualne organizacije u kojoj aktivno sudjeluju i hrvatska poduzeća mogu se navesti Benetton i IKEA. Benetton je čisti primjer virtualne organizacije sa mrežnom organizacijskom strukturom koja pokriva čitav lanac stvaranja vrijednosti; od proizvođača sirovina do krajnjeg potrošača. Proizvodne se operacije odvijaju eksternalizirano u brojnim partnerskim tvrtkama širom svijeta. Benetton kao liderska tvrtka dizajnira nove proizvode, organizira i optimizira lanac stvaranja vrijednosti te svojim imenom garantira kvalitetu proizvoda i tržišni plasman proizvoda proizvedenih širom Europe. Pod nazivom IKEA potrošači prepoznaju poznatog švedskog proizvođača namještaja koji svoj uspjeh zasniva na relativno jeftinom i modernom namještaju te brzoj distribuciji i dostavi. Međutim, IKEA je samo liderska tvrtka koje unatrag nekoliko desetljeća uopće nije imala proizvodnih kapaciteta, a i danas ih u svojem vlasništvu ima samo nekoliko.Ključna kompetencija liderske tvrtke IKEA leži u sposobnosti kombiniranja modernog dizajna sa jednostavnim načinom transporta (laganog pakiranja, kataloške prodaje, Internet narudžbe). Iako to potrošači ne primjećuju IKEA, sa svojim velikim brojem robnih kuća/skladišta predstavlja samo posrednika između proizvođača i potrošača. Iako IKEA posjeduje i fizičku imovinu (zgrade, urede, inventar i opremu), njezina najveća imovina su potrošači (potrošački kapital). Pažljivo prateći tržišne potrebe, te izborom odgovarajućih proizvođača, proizvodnih metoda, te uz optimalan odnos cijene i kvalitete IKEA omogućava visoke rezultate uspješnosti svima uključenima.

Poslovanje podržano računalom

Uredskim informacijskim sustavima podržavaju se pojedine ljudske aktivnosti koje se pretežno obavljaju u uredu. Te aktivnosti dijele se na aktivnosti obrade informacija administrativnog karaktera (osnovni nositelj informacija je dokument) i aktivnosti komuniciranja (osnovni nositelj informacija je poruka). U suvremenim uredima veliki dio aktivnosti se može podržati uredskim informacijskim sustavom u kojima je računalo temelj automatizacije i objedinjavanja.

Računalom podržano uredsko poslovanje dijeli se na računalom podržane administrativne aktivnosti i računalom podržano uredsko komuniciranje, koje obuhvaća pripremu, slanje, posredovanje, prijem i pohranjivanje poruka u obliku slike, teksta i govora, korištenje javnih servisa te ostalih usluga telefona i telefaksa (poput pozivnih kontakt centara ili call centara). Administrativne aktivnosti obuhvaćaju obradu teksta, koja podrazumijeva unos i uređivanje teksta, izbor forme pismena i ostalih svojstava ispisa (veličine slova, boje, debljine slova itd.), uključivanje slika i crteža, razne korekcije i prijelome teksta, formatiranje na standardne oblike obrazaca, te pomoćne funkcije prevođenja, pravopisnih korekcija, rastavljanja riječi, indeksiranja i pretraživanja dokumenata. Obrada dokumenata obuhvaća digitalizaciju dokumenata i njihovo pohranjivanje na magnetskom i/ili optičkom mediju, šifriranje pojedinih dijelova digitalnog zapisa (podataka), formatiranje (pretvaranje u standardni format) i pretraživanje sadržaja. Upravljanje dokumentima podrazumijeva njihovo pronalaženje, logičko i fizičko povezivanje, prijenos s jednog medija na drugi, s jednog radnog mjesta na drugo, predočavanje na ekranu, tiskanje i pohranjivanje. Tablični kalkulatori koji obavljaju unakrsna i slijedna izračunavanja izuzetno se puno koriste u praksi. Oni omogućavaju unos podataka ili preuzimanje podataka iz baze podataka u polje tablice na ekranu. Između pojedinih polja jedne ili više tablica mogu se uspostaviti ovisnosti na način da se promjenom sadržaja polja koja sadrže neovisne varijable mijenja sadržaj polja koja sadrže ovisne varijable. U polja tablica može se unositi i numeričke podatke i tekst tako da se često koriste za izradu kalkulacija te analitičkih i zbirnih izvješća. Kod slijednog izračunavanja definira se algoritam i računa rezultat na temelju zadanih ulaznih podataka. S obzirom da je značajan dio posla u uredu izrada različitih poslovnih izvješća, primjena tabličnih kalkulatora vjerojatno je jedna od najkorisnijih administrativnih aktivnosti. Poslovna grafika omogućava grafičke prikaze odnosa i ovisnosti pojedinih podataka koji su prikazani na ekranu ili su pohranjeni u bazi podataka i koristi se za brze preglede poslovnih rezultata namijenjenih poslovodstvu. To se posebno odnosi na izvješća u kojima se prikazuju iznosi (velike količine brojaka koje je teško brzo usporediti). Poslovna grafika  posljedica je maksime ''jedna slika – tisuću riječi'' koja je svoju potvrdu pronašla u poslovnoj uredskoj praksi.

Generiranje aplikacija čini opisivanje procedura za unos, obradu, pretraživanje i prikazivanje podataka, te pretvaranje opisa procedura u izvršni oblik. Na taj način se zapravo generira sustav obrade uredskih podataka (kao što su primjerice podaci o partnerima, adresama i sl.). U sklopu upravljanja projektima i vremenom koristi se terminiranje poslova i mrežno planiranje koje omogućuje izradu mrežnih planova aktivnosti i poslovnih događaja, pridruživanje resursa aktivnostima, definiranje radnog kalendara i plana raspoloživih resursa, praćenje tijeka aktivnosti i opterećenje resursa, te obračunavanje obavljenih poslova.

Uredsko komuniciranje obuhvaća komuniciranje s užom i širom okolinom i javnim servisima. Ta komunikacija se obavlja uz primjenu elektroničke pošte, telekonferiranja, kao i integriranjem podataka, slike i zvuka.

Ergonomija

Sve se više prihvaća pristup poslu, opremi i dizajnu radnih stanica na temu ergonomije s ciljem poboljšanja udobnosti korisnika. Učinkovitost dizajna i način upotrebe može imati značajan učinak pri smanjenju rizika pri radu.

Ergonomija je ukupnost proučavanja ljudi i njihovog suodnosa s radnom okolinom. Ova disciplina primjenjuje znanstvene informacije za dizajniranje radne opreme, postupaka i okoline u svrhu olakšavanje rada, otklanjanja ili smanjivanja umora, iscrpljenosti i bola, povećanja sigurnosti radnoga mjesta te povećanje efikasnosti rada. Ergonomski principi trebali bi se poštovati u svim područjima ljudske aktivnosti i neaktivnosti: u radnom procesu, sportu i odmaranju, zdravlju i sigurnosti. Zadaća je vodstva radnog procesa obuhvatiti osnovna znanja o ljudskom organizmu na području anatomske i fiziološke građe, psihološke strukture, psihofizičkih zahtjeva te individualne i grupne dinamike. Zbog toga što je nemoguće biti svrstan u svim tim područjima, potrebna je suradnja sa stručnjacima koji svojim napucima mogu pomoći u konstrukciji strojeva, alata, naprava, radnog mjesta i radne okoline s namjenom da se rad prilagodi čovjeku. Poznavanje ergonomije omogućuje ugodniju, sigurniju i zdraviju atmosferu ne samo na poslu, već i tijekom odmora. Poznavanje rizičnih čimbenika omogućuje njihovo otklanjanje. Tu je odgovornost, kao što je već navedeno, najveća na vodstvu radnog prostora, ali i radnik također snosi dio odgovornosti za svoje zdravlje, te ga treba čuvati prijavljivanjem neodgovarajućih radnih površina, predmeta, rukavica, dimenzija radnog mjesta, te zahtijevati nužne intervencije. Sve potencijalne zdravstvene posljedice mogu se spriječiti. Redovna fizička aktivnost i jačanje svih dijelova tijela umnogome će doprinijeti prevenciji  zdravstvenih problema.

Ergonomija integrira niz disciplina, uključujući biološku antropologiju, genetiku, anatomiju, fiziologiju, biomehaniku, psihologiju i dizajn. Ergonomi sva ta znanja koriste kako bi dizajnirali proizvode koji će biti udobni, sigurni i učinkoviti. Ergonomija uzima u obzir čovjeka, njegove mogućnosti i sposobnosti kao i granice u kojima se neki zahtjev može postaviti na čovjeka. Ovim pristupom se omogućuje pravilno korištenje čovjekove energije u okolini u kojoj ljudi mogu postići maksimalni učinak bez nepotrebnoga izlaganja riziku od ozljede ili bolesti. Proučavanjem organizacije i proizvodnje, odnosno općenito radnog procesa, zaključeno je kako se veći radni učinak ne može postići samim time da se od radnika traži maksimalno naprezanje. U složenom sustavu čovjek-stroj-uvjeti rada napredovati se može samo ako se metode rada, uvjeti rada, strojevi i radna okolina prilagode čovjeku, a ne samo ako se čovjek prilagođava njima.

Načela uredskog poslovanja

Načela su neke opće postavke koje usvajamo i primjenjujemo u radu da bismo bili uspješni. Ona nam omogućuju brzo i uspješno obavljanje poslova bez pogrešaka. Pridržavajući se tih općih načela, uštedjet ćemo svoje i tuđe vrijeme i dodatni trud oko ispravljanja posljedica naših loših postupanja.

NAČELO EKONOMIČNOSTI

Ekonomičnost je način rada kojim se uz najmanje utroška vremena, rada i troškova postiže veći učinak u uredskom poslovanju. Ostvaruje se dobrom organizacijom rada, stručnim djelatnicima, uporabom mehanizacije, primjenom informatizacije i uporabom tiskanica. Mehanizacija znači zamjenu ljudskog rada strojem. Što je viši stupanj mehanizacije, to je manji udio ljudskog rada. Informatizacija je najviši stupanj mehanizacije. U uredskom poslovanju informatizacija obuhvaća elektroničku obradu podataka.

NAČELO TOČNOSTI

Pravilno utvrditi stvarne događaje i relevantne činjenice na temelju kojih će se donijeti odluka znači pridržavati se načela točnosti. Pogreška u činjeničnom stanju javlja se bilo da činjenice nisu uopće utvrđene ili su nepotpuno utvrđene bilo da su pak činjenice pravilno utvrđene, ali je iz njih izveden pogrešan  zaključak.

NAČELO ZAKONITOSTI

Načelo zakonitosti općenito znači obvezu svih subjekata da se pridržavaju važećih propisa, u prvom redu zakona. To načelo predstavlja osnovno načelo svakog modernog pravnog poretka. Postupanje suprotno postojećim pravnim normama je nezakonito postupanje koje će rezultirati štetnim posljedicama. Na primjer, ako je propisano da pravni akt mora biti donesen u pisanom obliku, onda je takav akt donesen u usmenom obliku  nezakonit, te neće proizvesti željeni pravni učinak (otkaz ugovora o radu poslodavca zaposleniku) ili ako se zakonom zabranjuje prodaja određenih nekretnina, onda je kupoprodajni ugovor kojim se prodaje dotična nekretnina nezakonit (npr. zgrada koja predstavlja spomenik kulture ili vojni objekt). Zato neka svatko tko primjenjuje zakon treba to činiti kao da će taj zakon sutra biti primijenjen za njega. 

Pravilno primijeniti odgovarajući propis u konkretnom slučaju znači poštivanje načela zakonitosti.

NAČELO ULJUDNOSTI I NAČELO PRAVNE SIGURNOSTI

Načelo uljudnosti zahtijeva takvu usmenu i pisanu komunikaciju da svojim ponašanjem ne vrijeđamo osobu kojoj se obraćamo i s kojom surađujemo, već da to činimo s najvećom pažnjom i poštovanjem njezine osobnosti. Komunikacija se mora temeljiti na načelu pravne sigurnosti. Naša komunikacija ne bi bila uspješna kad sudionici komunikacije ne bi bili sigurni u naše namjere. Kada bi dobili pismo  bez potpisa ili rješenje ostavinskog suda da smo nasljednik imovine, a ono nije propisno potpisano od strane ovlaštene osobe nadležnog suda, ne bi tako jednostavno mogli postati vlasnikom te imovine. Uredno potpisane dokumente smatramo vjerodostojnim. Oni znače pravnu sigurnost i po njima će se postupati.

Uredske aktivnosti i vrste poslova

Prema stupnju formalizacije postupaka izvođenja i učestalosti uredski poslovi dijele se na rutinske ili klasične, te poslove koji zahtijevaju kreativne napore. Rutinski uredski poslovi su potpuno formalizirani, pojavljuju se i rješavaju učestalo, kod njih postoje precizno definirane potrebe za informacijama i čvrsto određene metode za rješavanje problema. Kreativni uredski poslovi su oni koji se ne mogu lako formalizirati, kod njih je potreba za informacijama određena problemom koji se nastoji riješiti, a metoda rješavanja problema nije precizirana, nego ovisi o vještini i znanju osobe koja problem rješava.

Rutinski uredski poslovi zahtijevaju osnovne vještine kao što su poznavanje tehnologije kopiranja i pohrane dokumenata, poznavanje strojopisa i osnovnih uredskih aplikacijskih programa koji omogućuju obradu teksta i poslovnih podataka. Upotrebom moderne tehnologije većina klasičnih uredskih poslova može se obaviti u kratkom vremenu pa uredsko osoblje obavlja sve širi raspon poslova koji zahtijevaju kreativni napor. Da bi ih zaposlenici učinkovito obavljali, trebaju imati razvijene analitičke vještine, vještine međuljudskog ophođenja i menadžerske vještine. Uredske poslove, ovisno o utjecaju na odvijanje poslovnih procesa, možemo podijeliti u sljedeće skupine: obrada poslovnih podataka, izrada i analiza poslovnih izvješća, poslovno komuniciranje i upravljanje vremenom. Obrada poslovnih podataka provodi se za vrijeme poslovnog procesa, a osobito nakon izvršenja pojedine faze poslovnog procesa.

Izrada i analiza poslovnih izvješća bitna je za upravljanje tijekom izvođenja poslovnih procesa u različitim fazama, a temelji se na poslovnim evidencijama. Poslovno komuniciranje je temelj za odvijanje poslovnih procesa. U različitim fazama poslovnog procesa rabe se različite vrste poslovnih komunikacija. Prema nekim procjenama na poslovno komuniciranje troši se više od 65 % dnevnog radnog vremena. Upravljanje vremenom odnosi se na planiranje osobnog radnog vremena, ali i planiranje vremena radnih grupa (timova). Funkcija upravljanja vremenom omogućuje učinkovito izvođenje pojedinih faza poslovnog procesa.

Uredski informacijski sustavi

Informacijski sustav je skup ljudi i opreme koji po određenoj organizaciji  i metodama  obavljaju prikupljanje, obradu, pohranu i dostavu informacija zainteresiranim korisnicima. Informacijski sustav poduzeća izgrađuje se u svrhu ubrzanja izvođenja poslovnog procesa, a služi kao osnovni izvor informacija potrebnih za upravljanje i rukovođenje.

Informacijski sustav poduzeća dijeli se na na podsustave prema dva kriterija: poslovne funkcije i/ili razine odlučivanja. Prema poslovnim funkcijama razlikujemo podsustave: prodaja, nabava skladišno poslovanje, financije, računovodstvo, proizvodnja i upravljanje ljudskim resursima.

 

Uredski informacijski sustav komponenta je integriranoga informacijskog sustava poduzeća.  Čine ga softverske komponente za povećanje učinkovitosti osobnoga rada, komponente za podršku timskom radu, te za potporu provođenja poslovnog procesa.

Osim što postoji vanjska integracija uredskog informacijskog sustava s ostalim dijelovima informacijskog sustava poduzeća (što znači da je uredski sustav integriran s menadžerskim i transakcijskim dijelom informacijskog sustava), postoji i unutarnja integracija komponenata uredskoga informacijskog sustava.

Uredski informacijski sustav temelji se na tehničkoj infrastrukturi (harware i netware) koja se rabi za povećanje učinkovitosti radnog mjesta.

Uredski informacijski sustav služi za obradu poslovnih procesa te eksternu i internu komunikaciju i u tu se svrhu rabe različita programska rješenja (software). Osim računala i odgovarajućih programskih rješenja s prijateljskim grafičkim sučeljem, na radnoj površni stola još uvijek se nalaze i sredstva birotike.

Tek kada su sve komponente uredskoga informacijskog sustava potpuno usklađene, ured će funkcionirati učinkovito. To znači da problematika planiranja i izgradnje uredskoga informacijskog sustava, osim tehničke (hardware i netware) i programske komponente (software i dataware) treba obuhvatiti i organizacijsku (orgware) i kadrovsku komponentu (lifeware).