Uredskim informacijskim sustavima podržavaju se pojedine ljudske aktivnosti koje se pretežno obavljaju u uredu. Te aktivnosti dijele se na aktivnosti obrade informacija administrativnog karaktera (osnovni nositelj informacija je dokument) i aktivnosti komuniciranja (osnovni nositelj informacija je poruka). U suvremenim uredima veliki dio aktivnosti se može podržati uredskim informacijskim sustavom u kojima je računalo temelj automatizacije i objedinjavanja.
Računalom podržano uredsko poslovanje dijeli se na računalom podržane administrativne aktivnosti i računalom podržano uredsko komuniciranje, koje obuhvaća pripremu, slanje, posredovanje, prijem i pohranjivanje poruka u obliku slike, teksta i govora, korištenje javnih servisa te ostalih usluga telefona i telefaksa (poput pozivnih kontakt centara ili call centara). Administrativne aktivnosti obuhvaćaju obradu teksta, koja podrazumijeva unos i uređivanje teksta, izbor forme pismena i ostalih svojstava ispisa (veličine slova, boje, debljine slova itd.), uključivanje slika i crteža, razne korekcije i prijelome teksta, formatiranje na standardne oblike obrazaca, te pomoćne funkcije prevođenja, pravopisnih korekcija, rastavljanja riječi, indeksiranja i pretraživanja dokumenata. Obrada dokumenata obuhvaća digitalizaciju dokumenata i njihovo pohranjivanje na magnetskom i/ili optičkom mediju, šifriranje pojedinih dijelova digitalnog zapisa (podataka), formatiranje (pretvaranje u standardni format) i pretraživanje sadržaja. Upravljanje dokumentima podrazumijeva njihovo pronalaženje, logičko i fizičko povezivanje, prijenos s jednog medija na drugi, s jednog radnog mjesta na drugo, predočavanje na ekranu, tiskanje i pohranjivanje. Tablični kalkulatori koji obavljaju unakrsna i slijedna izračunavanja izuzetno se puno koriste u praksi. Oni omogućavaju unos podataka ili preuzimanje podataka iz baze podataka u polje tablice na ekranu. Između pojedinih polja jedne ili više tablica mogu se uspostaviti ovisnosti na način da se promjenom sadržaja polja koja sadrže neovisne varijable mijenja sadržaj polja koja sadrže ovisne varijable. U polja tablica može se unositi i numeričke podatke i tekst tako da se često koriste za izradu kalkulacija te analitičkih i zbirnih izvješća. Kod slijednog izračunavanja definira se algoritam i računa rezultat na temelju zadanih ulaznih podataka. S obzirom da je značajan dio posla u uredu izrada različitih poslovnih izvješća, primjena tabličnih kalkulatora vjerojatno je jedna od najkorisnijih administrativnih aktivnosti. Poslovna grafika omogućava grafičke prikaze odnosa i ovisnosti pojedinih podataka koji su prikazani na ekranu ili su pohranjeni u bazi podataka i koristi se za brze preglede poslovnih rezultata namijenjenih poslovodstvu. To se posebno odnosi na izvješća u kojima se prikazuju iznosi (velike količine brojaka koje je teško brzo usporediti). Poslovna grafika posljedica je maksime ''jedna slika – tisuću riječi'' koja je svoju potvrdu pronašla u poslovnoj uredskoj praksi.
Generiranje aplikacija čini opisivanje procedura za unos, obradu, pretraživanje i prikazivanje podataka, te pretvaranje opisa procedura u izvršni oblik. Na taj način se zapravo generira sustav obrade uredskih podataka (kao što su primjerice podaci o partnerima, adresama i sl.). U sklopu upravljanja projektima i vremenom koristi se terminiranje poslova i mrežno planiranje koje omogućuje izradu mrežnih planova aktivnosti i poslovnih događaja, pridruživanje resursa aktivnostima, definiranje radnog kalendara i plana raspoloživih resursa, praćenje tijeka aktivnosti i opterećenje resursa, te obračunavanje obavljenih poslova.
Uredsko komuniciranje obuhvaća komuniciranje s užom i širom okolinom i javnim servisima. Ta komunikacija se obavlja uz primjenu elektroničke pošte, telekonferiranja, kao i integriranjem podataka, slike i zvuka.
0 komentari:
Objavi komentar